仕事で使う資料はA4用紙1枚で十分

お疲れ様です。ラミーです。

私は今営業の仕事をしていますが、お客さんのところに商談に行く際は、基本的にA4用紙1枚で話したい内容を書いています。

これは俗にいうトヨタ式というもので、どんなに大きなプロジェクトであっても、すべての内容をA4用紙1枚に納めるべきというトヨタのやり方から、俗にトヨタ式と呼ばれています。

A4用紙1枚でまとめるようになったきっかけ

これを最初に知ったのはあるコラムを読んだ時です。

そのコラムというのは、昔トヨタがJリーグに参加したい旨をサッカー協会に打診した際のものでした。

Jリーグのコンペで光った“トヨタ式の企画書”
今から15年前、川淵氏がJリーグを発足させたときの話です。当時、リーグへの参加を希望するクラブから、たくさんの企画書が寄せられました。本人曰く「そのなかで、一番よくできていたのがトヨタ(名古屋グランパス)の企画書だった。彼らが持ってきたのは、たった2枚。Jリーグにはこういう形で参加したいとだけ書いてあった。必要なことが...

 

他の会社が資料を何枚も作成して説明したのに対して、トヨタの企画書はA4用紙1枚でトヨタが参加したら行いたいことがすべてまとまっていたというものです。

これを知ったのをきっかけに、商談に用いる資料はよほどのことがない限りA4用紙1枚で作成することにしました。

実際にやってみた→A4用紙1枚で十分だった

必然的に無駄な要素を省く

そこで、上記のことを知った後に取り組んでみました。

今までは資料を作成する際にページを数枚使ったりしていたんですけど、

A4用紙1枚という制限があるため、必然的に無駄をどんどん省いていく必要があります。

 

そうすると、自分の伝えたい内容だけを簡潔に紙に書くことができ、資料がものすごくシンプルに仕上がります。

お客さんからしても読む量が純粋に少ないため、内容に集中することができます。

これが何枚もページがあったら途中から読むことをやめてしまうお客さんもいます。

お客さんとコミュニケーションがとりやすくなる

また、この資料の中で完結に情報を伝えるため、商談の中でおのずとお客さんから質問がきます。

(これってどういう仕様なの?この部分に関して詳しく教えて?などなど)

 

こうなってくれたらこっちのもんで、お客さんとコミュニケーションを増やすことができます。

どうしても商売を行う上では人同士でやっているため、コミュニケーションが円滑に進まないと売れるものも売れません。

 

逆にお客さんとコミュニケーションをとって仲良くなれば、仮にその案件がうまくいかなかったとしても、お客さんのほうから引き合いをもらうことができたりもします。

詳細資料はPDFで見せればオッケー

ここ数年環境問題が日に日に大きな話題となっており、資源を無駄にするなという声が大きいです。

このような動きの中で、ペーパーレスという観点からしてもA4用紙1枚で資料作りをするというのはそういう点では合理的かもしれません。

 

そして、もしお客さんから詳細資料等を見せてほしいと言われたら、その時は自分のパソコン、もしくはタブレット端末を使って資料をお見せすれば何の問題もありません。

 

紙で渡してそれぞれ見るよりも、お客さんと一緒に一つの画面を見るほうが一緒に仕事してる感があっていいと思います。

 

まとめ

私はこのやり方に切り替えてからは資料作りに無駄な時間を極力減らすことができたので、他の業務に時間をさけるようになりました。

仕事をどんどん合理化するというのは非常に重要なことなので、もし興味あるという方は騙されたと思って取り組んでみてください。

 

以上!!\(^o^)/

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